Τι είναι το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001;

Το πρότυπο ISO 9001 είναι το διεθνές πρότυπο Συστημάτων Διαχείρισης Ποιότητας (στα αγγλικά Quality Management System ή QMS / ΣΔΠ) όπως αυτό έχει δημοσιευτεί και ισχύει από τον Διεθνή Οργανισμό Ποιότητας (ISO).

Η πιο πρόσφατη ενημέρωση του προτύπου έγινε το  2015 και η πλήρης ονομασία του είναι ISO 9001:2015.

Για να θεωρηθεί διεθνώς αναγνωρισμένο ένα πρότυπο είναι απαραίτητο η πιο πρόσφατη έκδοση του να συμφωνηθεί από την πλειοψηφία των κρατών-μελών του οργανισμού. Αυτό σημαίνει ότι το πρότυπο είναι αποδεκτό από την πλειοψηφία των χωρών παγκόσμια.

Τι είναι ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας;

Ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, το οποίο συχνά αναφέρεται και ως ΣΔΠ, είναι μια συλλογή πολιτικών, οδηγιών, τεκμηριωμένων διαδικασιών και αρχείων.

Αυτή η συλλογή εγγράφων καθορίζει το σύνολο των εσωτερικών κανόνων που διέπουν τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία ή ο οργανισμός δημιουργεί και παραδίδει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία στους πελάτες.

Ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας πρέπει να είναι προσαρμοσμένο στις ανάγκες της επιχείρησής σας και του προϊόντος ή της υπηρεσίας που παρέχετε.

Το πρότυπο ISO 9001:2015 παρέχει μια σειρά κατευθυντήριων οδηγιών για να διασφαλιστεί ότι δεν θα παραλειφθεί κανένα σημαντικό στοιχείο που χρειάζεται ένα ΣΔΠ για να είναι επιτυχές.

Που χρειάζεται και γιατί είναι σημαντικό το ISO 9001:2015;

Το πρότυπο ISO 9001: 2015 είναι ένα διεθνώς αναγνωρισμένο πρότυπο δημιουργίας, εφαρμογής και διατήρησης ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας για κάθε εταιρεία και οργανισμό.

Προορίζεται να χρησιμοποιηθεί από οργανισμούς, εταιρείες και επιχειρήσεις οποιουδήποτε μεγέθους και οποιασδήποτε μορφής.

Το ISO 9001:2015, ως διεθνές πρότυπο, αναγνωρίζεται ως η βάση για κάθε εταιρεία στην προσπάθεια της να δημιουργήσει ένα σύστημα το οποίο να εξασφαλίζει διαρκώς την ικανοποίηση του πελάτη και τη διαρκή ποιοτική βελτίωση. Ως εκ τούτου, πολλές εταιρείες και δημόσιοι οργανισμοί το απαιτούν ως την ελάχιστη απαίτηση για έναν οργανισμό ώστε να είναι προμηθευτής.

Επειδή υπάρχει τακτικός έλεγχος των διαδικασιών από ανεξάρτητο φορέα πιστοποίησης, οι πελάτες δεν χρειάζεται να ελέγχουν οι ίδιοι την εταιρεία.

Για τον λόγο αυτό, η πιστοποίηση ως προς ISO 9001:2015 έχει καταστεί πλέον ως η πιο απαραίτητη πιστοποίηση για οποιαδήποτε εταιρεία.

Συμπληρωματικά, οι πελάτες και προμηθευτές γνωρίζουν οτι το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας τηρεί τις επτά ποιοτικές διαχειριστικές αρχές στις οποίες βασίζεται το ISO 9001:

1. Πελατοκεντρική διαχείριση
2. Συμμετοχή και δέσμευση της διοίκησης
3. Συμμετοχή των εργαζομένων
4. Τυποποιημένες διαδικασίες
5. Συνεχής Βελτίωση
6. Αποφάσεις βασισμένες σε στοιχεία και στατιστικά
7. Διαχείριση Σχέσεων μεταξύ όλων των εμπλεκόμενων μερών

Τι περιέχει ένα ISO 9001;

Το ISO 9001:2015 χωρίζεται σε δέκα κατηγορίες. Οι πρώτες τρεις είναι εισαγωγικές και οι υπόλοιπες επτά περιέχουν τις ουσιαστικές απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

• Κατηγορία 5: Ηγεσία

  • Οι δεσμεύσεις της ηγεσίας καλύπτουν την ανάγκη η ανώτατη διοίκηση να έχει καθοριστική συμμετοχή στην εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
    Η ανώτατη διοίκηση πρέπει να δεσμευτεί ως προς την απρόσκοπτη τήρηση του ΣΔΠ, εξασφαλίζοντας την εστίαση στους πελάτες, ορίζοντας και κοινοποιώντας την πολιτική ποιότητας και αναθέτοντας ρόλους και ευθύνες σε ολόκληρο τον οργανισμό.

• Κατηγορία 6: Σχεδιασμός

  • Η διοίκηση πρέπει επίσης να προγραμματίσει τη συνεχή λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
    Οι κίνδυνοι και οι ευκαιρίες του ΣΔΠ στον οργανισμό πρέπει να αξιολογηθούν και πρέπει να εντοπιστούν ποιοτικοί στόχοι βελτίωσης και να καταρτιστούν σχέδια για την επίτευξη των στόχων αυτών.

• Κατηγορία 7: Υποστήριξη

  • Το τμήμα Υποστήριξης αφορά τη διαχείριση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, καλύπτοντας την ανάγκη ελέγχου όλων των πόρων, συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπινων, των κτιρίων και των υποδομών, του εργασιακού περιβάλλοντος, των πόρων παρακολούθησης και μέτρησης και των οργανωτικών γνώσεων.
    Η ενότητα περιλαμβάνει επίσης απαιτήσεις σχετικά με την ικανότητα, την ευαισθητοποίηση, την επικοινωνία και τον έλεγχο τεκμηριωμένων πληροφοριών (τα έγγραφα και τα αρχεία που απαιτούνται για τις διαδικασίες).

• Κατηγορία 8: Λειτουργία

  • Οι απαιτήσεις λειτουργίας αφορούν όλες τις ενέργειες σχεδιασμού και δημιουργίας του προϊόντος ή της υπηρεσίας.
    Αυτή η ενότητα περιλαμβάνει απαιτήσεις σχετικά με το σχεδιασμό, την αναθεώρηση των αναγκών των προϊόντων, τον έλεγχο των εξωτερικών παρόχων, τη δημιουργία και εμπορική αξιοποίηση του προϊόντος ή της υπηρεσίας και τον έλεγχο των μη συμμορφούμενων διεργασιών.

• Ενότητα 9: Αξιολόγηση απόδοσης

  • Αυτή η ενότητα περιλαμβάνει τις ενέργειες που απαιτούνται για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να παρακολουθήσετε εάν το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας λειτουργεί όπως πρέπει.
    Περιλαμβάνει την παρακολούθηση και τη μέτρηση των διαδικασιών σας, την αξιολόγηση της ικανοποίησης των πελατών, τους εσωτερικούς ελέγχους και τη συνεχή ανασκόπηση της διαχείρισης του συστήματος διαχείρισης ποιότητας.

• Ενότητα 10: Βελτίωση

  • Η τελευταία ενότητα περιλαμβάνει τις απαιτήσεις που απαιτούνται για την βελτίωση του ΣΔΠ με την πάροδο του χρόνου. Αυτό περιλαμβάνει την ανάγκη να αξιολογηθεί η μη συμμόρφωση διαδικασιών και να ληφθούν διορθωτικές ενέργειες.

Οφέλη εφαρμογής Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας  ISO 9001:2015

1. Βελτίωση Αξιοπιστίας:

   • Όταν ο πελάτης διαπιστώσει ότι είστε πιστοποιημένος από αναγνωρισμένο οργανισμό πιστοποίησης, θα καταλάβει ότι λειτουργείτε με βάση ένα σύστημα που εστιάζει στην βελτίωση ικανοποίησης των πελατών. Αυτό βελτιώνει την εμπιστοσύνη τους ότι θα παραδώσετε όσα υποσχεθήκατε.

2. Ικανοποίηση Πελατών:

   • Μια από τις βασικές αρχές του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015 είναι η εστίαση στη βελτίωση της ικανοποίησης των πελατών, εντοπίζοντας και ικανοποιώντας τις απαιτήσεις και τις ανάγκες των πελατών. Με τη βελτίωση της ικανοποίησης, βελτιώνετε την επαναλαμβανόμενη επιχειρηματική δραστηριότητα των πελατών σας.
     
     

3. Καταγεγραμμένες Διαδικασίες:

   • Με το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015 καταγράφετε όλες τις διαδικασίες ορθής λειτουργίας του οργανισμού σας. Ταυτόχρονα, καταγράφετε και τις αλληλεπιδράσεις των διαδικασιών αυτών. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να βρείτε πιο εύκολα σημεία βελτίωσης και εξοικονόμησης πόρων.

4. Καλύτερες αποφάσεις βασισμένες σε μετρήσιμα στοιχεία:

   • Λόγω της καταγραφής και παρακολούθησης των διαδικασιών σας στο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015 είναι εύκολο να έχετε μετρήσιμα στατιστικά και στοιχεία. Αυτό σημαίνει οτι δεν χρειάζεται πλέον να βασίζετε διοικητικές αποφάσεις μόνο στην επιχειρηματική διαίσθηση, να κάνετε καλύτερη κατανομή πορων και να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα σας.

5. Συνεχής βελτίωση:

   • Από τα βασικά στοιχεία ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015 είναι η προσπάθεια συνεχούς βελτίωσης. Αυτή η αλλαγή κουλτούρας εστιάζει στο ανθρώπινο δυναμικό κι βελτιώνει διαρκώς τις διαδικασίες σας.

6. Αναβάθμιση εργαζομένων:

   • Οι εργαζόμενοι έχουν αναβαθμισμένη αίσθηση και καθήκον συμμετοχής στην διαδικασία αναζήτησης διαρκούς βελτίωσης . Αυτό οδηγεί σε ορθότερη διαχείριση και αποτελεσματικότερη οργάνωση.

Πιστοποίηση ISO 9001:2015. Πως γίνεται σε απλά βήματα;

Η πιστοποίηση ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015 γίνεται από διαπιστευμένο προς τούτο ανεξάρτητο φορέα πιστοποίησης.

1. Ορισμός απαιτήσεων Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015

   • Αρχική απαίτηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015 είναι να οριστεί η πολιτική ποιότητας και οι αντίστοιχοι ποιοτικοί στόχοι τους οποίους θα παρακολουθεί το ΣΔΠ. Σε συνδυασμό, καθορίζουν το γενικό πεδίο εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

2. Δημιουργία Διεργασιών και Διαδικασιών

   • Αφού καθοριστούν οι πολιτικές ποιότητας και οι στόχοι, δημιουργούνται οι υποχρεωτικές και οι πρόσθετες διαδικασίες και διεργασίες ώστε το προϊόν ή/και η υπηρεσία να παράγεται, να λειτουργεί και να παραδίδεται όπως έχει συμφωνηθεί.

3. Υποχρεωτικά και ελεγχόμενα αρχεία / τεκμηρίωση

   • Κατά την προετοιμασία ενός ελεγχόμενου Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας είναι απαραίτητη η συλλογή και καταγραφή υποχρεωτικών και ελεγχόμενων αρχείων με την σχετική τεκμηρίωση τους.

4. Δοκιμαστική Εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015

   • Μόλις καταγραφούν οι διαδικασίες και διεργασίες το ΣΔΠ εισέρχεται σε διαδικασία δοκιμαστική εφαρμογής η οποία συνήθως διαρκεί 90 ημέρες. Σκοπός είναι να ελεγχθούν τυχόν προβλήματα και παραλείψεις καθώς και να γίνουν σχετικές διορθώσεις πριν την πλήρη εφαρμογή.

5. Εσωτερικός Έλεγχος

   • Ο εσωτερικός έλεγχος διενεργείται ώστε να διασφαλιστεί η τήρηση των αρχείων που διασφαλίζουν και επιβεβαιώνουν τη συμμόρφωση μας με το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας.

6. Επισκόπηση Διαχείρισης

   • Μια επίσημη αναθεώρηση της διοίκησης για την αξιολόγηση σχετικών στοιχείων και ευρημάτων από το ΣΔΠ.

7. Διορθωτικές ενέργειες

   • Κατόπιν του εσωτερικού ελέγχου και της επισκόπησης από την διοίκηση διορθωνονται τυχόν προβλήματα και τεκμηριώνεται η λύση τους.

8. Έλεγχος Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας και Πιστοποίηση από ανεξάρτητο φορέα πιστοποίησης

   • Στο πρώτο στάδιο του ελέγχου, ο ανεξάρτητος φορέας ελέγχει οτι η τεκμηρίωση, τα υποχρεωτικά έγγραφα και τα ελεγχόμενα αρχεία σας πληρούν τις απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015
   • Στο δεύτερο και κυριότερο στάδιο, οι ελεγκτές του ανεξάρτητου φορέα διαπιστώνουν οτι οι πραγματικές σας δραστηριότητες συμμορφώνονται με το ISO 9001:2015 όσο και με την δική σας τεκμηρίωση. Εξετάζονται έγγραφα, αρχεία, πρακτικές και διαδικασίες.